هناك العديد من المشاكل المتعلقة بالطريقة التي تتم بها إدارة معظم الاجتماعات، وإحدى أكثر تلك المشاكل إثارة للجدل هي قائمة المدعوين لحضور الاجتماع. وعلى الرغم من أنّ تحديد من يتوجب عليك دعوته هو من أصعب الأمور، إلا أنّ الكثير من المدراء يفترضون أنّ عليهم دعوة الجميع، وذلك في محاولة منهم لتجنب جعل أي شخص يشعر بأنه مستبعد، لكنهم بذلك يضرون بجودة الاجتماع بالكامل. اطلع روبرت ساتون، أستاذ السلوك التنظيمي في جامعة ستانفورد، على بحث أُجري حول حجم المجموعات الأمثل، وخلص إلى أنّ أكثر الاجتماعات فاعلية هي التي تتضمن من خمسة إلى ثمانية أفراد؛ لأنّ هناك نقطة تحوّل تبدأ بعدها جودة النقاش بالتراجع.
والجدير بالذكر، أنه عندما يشمل المدراء الجميع في دعوتهم للاجتماعات تكون النتيجة ما يلي:
- لا يوجد وقت كاف ليشارك الجميع في النقاش.
- يتم مقاطعة النقاش البنّاء بالتعليقات السطحية.
- يُصرف الانتباه عن معالجة المسائل الهامة بسبب تبادل المعلومات والتعليقات.
- يشعر الموظفون بأنهم مراقبون ويصبحون أقل صراحة.
- لا يتم تضمين المواضيع والقرارات الهامة بخطة الاجتماع؛ بل يتم تناولها بشكل منفصل.
ونتيجة لذلك، يفقد الموظفون في كثير من الأحيان الشعور بجدية الاجتماع، ويؤدي ذلك إلى قدر أقل من المشاركة والعمل، ويمكن أن يصبح الاجتماع عبارة عن حلقة مفرغة يُفضي إلى نتائج سلبية.
في المقابل، تساعد المجموعات الأصغر على بناء الشعور بالحميمية التي تتيح المجال لإجراء نقاش هادف وصريح. فإنّ عدداً قليلاً من الأفراد يعني توفر المزيد من الوقت للاستماع إلى وجهة نظر كل عضو من أعضاء الفريق والنظر فيها، بالإضافة إلى الوضوح والصراحة اللذان يطغيان على الاجتماع. وإليك هنا الخطوات التي عليك اتباعها لتحقيق ذلك:
أولاً، أعلم فريقك بأنك تجري تغييراً. كن شفافاً مع الموظفين وأعلمهم أنّ الاجتماعات ستكون بعدد أقل من الموظفين؛ بقصد جعلهم أكثر فعالية. فأنت تقدر كمية الوقت والطاقة التي يقضيها كل موظف في الاجتماعات، وتريد تنفيذ استراتيجية من شأنها أن تحقق أفضل النتائج، وأخبرهم أيضاً أنّ المجموعات الأصغر تُفضي إلى نقاش غني وقرارات أفضل. وفي حين أنّ الأمر قد يستغرق بعض الوقت، إلا أنك تعتزم تجربة هذه الاستراتيجية واستخدامها كوسيلة للقياس.
كن دقيقاً بشأن قائمة الدعوة. للتأكد من دعوة الأشخاص المناسبين إلى غرفة الاجتماعات، يجب أن تعلم بدقة ما الذي سوف تطرحه. ضع خطة واضحة للاجتماع وتأكد من أنك خصصت لكل موضوع من النقاش وقته الكافي. ثم اسأل نفسك: من يجب أن يكون حاضراً في الاجتماع للخروج بنتائج مثمرة؟ ومن هم الذين قد نلغي الاجتماع لأجلهم إذا لم يتمكنوا من الحضور؟ ابدأ بهذه المجموعة الأساسية، وقم بدعوة المزيد من الموظفين إذا كنت تعتقد أنهم سيضيفون قيمة للنقاش أو أنهم سيكتسبون قيمة في حال حضروا الاجتماع.
ولتجنب الالتباس، شارك مع فريقك المعايير التي سوف توجه على أساسها الدعوة لحضور الاجتماع، واشرح أنّ ذلك يستند على التالي:
- من لديه أكبر قدر من المعرفة حول موضوع النقاش.
- من سيكون له دوراً في التنفيذ.
- من سيتأثر بشكل مباشر.
- من قد يتعلم من المشاركة في الاجتماع.
وإذا كان فريقك متردداً، فإنّ الخطوات التالية قد تساعدهم على قبول هذا التحوّل:
- اسمح للموظفين بطلب حضور الاجتماع، وذلك إذا قدموا سبباً قوياً للحضور.
- اسمح للموظفين بطلب رفض حضور الاجتماع، ودع الموظفين يدركون أنك تثق بهم بشأن خياراتهم حول كيفية قضاء وقتهم.
- في كل اجتماع، تأكد من أنّ هناك شخص يدوّن محضر الاجتماع للموظفين غير الحاضرين.
كن واضحاً مع فريقك حول مسؤولياتهم؛ سواء الحاضر منهم أو الغائب. شجع الحاضرين على المشاركة من خلال القيام بالآتي:
- خذ وجهات نظرهم بعين الاعتبار: فإنّ وجهة النظر تشكّل المشاركة.
- استمع جيداً: كن يقظاً، وصبوراً، وتجنب إطلاق الأحكام.
- اجعل حديثك مركزاً: كن واضحاً وموجزاً ولا تخرج عن الموضوع الأساسي.
- كن متيقظاً: اسأل عن المعلومات التي يحتاجون إليها، وفكر جيداً في إجاباتهم.
ذكّر الموظفين المشاركين في الاجتماع بأن يأخذوا بالاعتبار وجهات نظر أولئك الذين ليسوا حاضرين.
- ما الأسئلة التي يطرحونها؟
- ما الذي يرغبون بأن يكونوا على علم به؟
- ما الذي يريدون أن يأخذوا المشورة بخصوصه؟
- ما هي الأعمال التي يرغبون بالمشاركة فيها؟
- ما الذي يجب إعلامهم به بعد ذلك؟
أخيراً، إذا قرر بعض من أعضاء فريقك عدم حضور الاجتماع، فوضح لهم أنه يتوجب عليهم الحرص على عمل التالي:
- مراجعة بنود الاجتماع.
- تقديم معلومات ذات صلة لديهم؛ لشخص سيكون من ضمن الحضور.
- مراجعة محضر الاجتماع والاستفسار عن المستجدات.
- القيام بالمشاريع التي كُلفت إليهم.
- الاتساق مع القرارات التي يتم اتخاذها.
قم بقياس نجاح هذه الاستراتيجية. بعد تنفيذ هذه التغييرات في بنية اجتماعاتك ومراقبة وإدارة مدى فعاليتها وكيفية تعامل فريقك مع التغيير. اجمع الملاحظات واستمر في التغيير حتى يتم تحديد النظام الذي يلائم مؤسستك أكثر.
إنّ عقد الاجتماعات بثمانية أفراد أو أقل هو مبدأ توجيهي لمساعدتك على أن تكون يقظاً بشأن من عليه حضور الاجتماع. ومن خلال التنسيق والإدارة الجيدة للاجتماعات، يمكن عقد اجتماعات فعالة لعشرين شخصاً أو أكثر؛ لكن يجب أن يكون هذا استثناء وليس قاعدة. ففي النهاية، قد يكون لديك العدد القليل من الموظفين في الاجتماعات، لكن في المقابل؛ سيعود ذلك بالنفع على فريقك وشركتك بأكملها.
اترك تعليق