كيف تساعد فريقك في حالات الاحتراق الوظيفي الذي تعاني منه شخصياً؟

شارك

بصفتك مديراً، تريد أن تقف إلى جانب موظفيك وتدعمهم خلال فترات العمل شديدة الضغوط لتفادي تكرار حالات الإنهاك الشديد للموظفين أثناء العمل. ولكن ذلك قد يكون صعباً عليك إذا كنت تعيش حالة من الإرهاق الشديد. كيف يمكنك الاهتمام بنفسك حتى يتوافر لديك الوقت والطاقة الكافية لدعم فريقك؟ وما الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتقليل مستوى الإجهاد لديك؟ وما الإجراءات العملية التي يمكنك تنفيذها من أجل تحسين رفاهية أعضاء فريقك؟

ما الذي يقوله الخبراء عن حالات الإنهاك الشديد للموظفين في العمل؟

يصعب عليك إيجاد الطاقة التي تحتاجها لمساعدة الآخرين عندما تصل أنت نفسك إلى أقصى حدودك. تقول سوزان ديفيد، مؤسِّسة “معهد هارفارد/ماكلين للتدريب” (Harvard/McLean Institute of Coaching) ومؤلفة كتاب “المرونة العاطفية” (Emotional Agility): “يمكن أن يسبب لك الاحتراق الوظيفي شعوراً بالاستنزاف التام، على العكس من حالات الإجهاد العادية. إذ يمكن أن يتغلغل ذلك الاحتراق الوظيفي إلى كافة مناحي حياتك. فتكون مرهقاً جداً ومُقلاً في ممارسة الرياضة، وغير مهتم بطعامك وتغذيتك، ومنقطعاً عن علاقاتك”. ولكنك لستَ وحدك مَن يعاني من ذلك. تقول ويتني جونسون، مؤلفة كتاب “بناء فريق عمل رفيع الطراز: استفد من نقاط القوة لدى فريقك وقم بقيادته إلى أعلى منحنى التعلم” (Build an A-Team: Play to Their Strengths and Lead Them Up the Learning Curve): “يشعر فريقك بإجهادك، وهذا يفسد كل شيء”. تحتاج إلى استدعاء جميع الموارد الممكنة بهدف تحسين الأوضاع وحفاظاً على صحتك وصحة موظفيك. وفيما يلي كيفية القيام بذلك.

حدِّد أولوياتك على المستوى الصحي

عليك التعامل مع إجهادك أولاً كي تستطيع مساعدة أعضاء فريقك في فعل الشيء ذاته. تقول ويتني جونسون: “يجب عليك التوقف عن العمل والنظر حولك وتحديد كيف يمكن لك أن تساعد الموظفين في الحصول على احتياجاتهم بدلاً من الانزواء والتركيز على عملك”. ويُعد الاهتمام بصحتك الجسدية والذهنية نقطة بداية جيدة في سبيل تحقيق ذلك. تناول وجبات طعام صحية ومغذية، ومارس الرياضة بانتظام، وخذ قسطاً كافياً من النوم ليلاً، و”جرِّب التأمل، وابحث عن شخص تفضفض له”، ويفضل ألا يكون ذلك الشخص هو “رئيسك في العمل”. العناية بنفسك ليست شيئاً من قبيل الرفاهية والترف، إنما هي مسألة حفاظ على الذات. وتقترح ويتني جونسون مشاركة أساليب وطقوس إدارة الضغوط الخاصة بك مع فريقك، وتدعوك إلى أن تقول لهم: “هذا شيء أفعله للتعامل مع الإجهاد. هذه هي الكيفية التي أتأقلم بها مع ذلك الأمر”.

تعامل مع المشكلة في إطار جماعي

من المفيد أن تظهر للفريق أنك تأخذ الأمر على محمل الجد حتى لو لم تتحكم في إجهادك بالكامل. ويمكنك أيضاً اقتراح أن تعتنوا بأنفسكم جميعاً كفريق واحد، فتتعلموا التأمل بصورة جماعية أو تتشاركوا إرشادات حول أفضل الممارسات لتقليل الإجهاد. وتقول سوزان ديفيد: إن بإمكانكم أن تتخذوا من السيطرة على الإجهاد أحد أهداف الفريق. وبأن عليك أن تقول لفريقك “حتى في إطار هذا التغيير، كيف نجتمع معاً؟”. وهذا الأمر مفيد بالنسبة إلى المجموعة ولكنه لا يعني أنك لن تكون مسؤولاً عن العناية بنفسك. ومع ذلك عليك ألا تجبر أحداً على الانخراط في هذه الأنشطة. حيث يؤدي الإحساس بالاستقلالية إلى التخلص من أعراض الاحتراق الوظيفي، لذا فأنت ترغب في أن يشعر الموظفون بأنهم يتخذون قراراتهم بأنفسهم.

أظهِر تعاطفك

لا تكن قاسياً على نفسك أو على فريقك. تقول سوزان: “غالباً ما يبدو الاحتراق الوظيفي فشلاً شخصياً”. ولكن ذلك بالطبع غير صحيح: ذلك أننا جميعاً معرضون للإصابة بالاحتراق الوظيفي، وفي الحقيقة “تشارك بيئتنا” في ذلك. “نعيش في عالم غير مثالي، ولكننا نتوقع الكمال”. تسبب طبيعة العمل في كثير من المؤسسات حالة من الإجهاد. حيث يؤدي “الغموض والتعقيد”، فضلاً عن طبيعة التكنولوجيا التي لا ننفصل عنها، إلى شعور الكثيرين منا بـ “مستوى مرتفع من الإجهاد”. كن متعاطفاً. اعترف علانية وفي قرارة نفسك “بأننا جميعاً نبذل أفضل ما بوسعنا باستخدام الموارد التي أُعطيت لنا”. وهذا لا يعني أنك “كسول أو تتهرب من المسؤولية”. إنما أنت “تبني مكاناً آمناً نفسياً لك وللآخرين“. وتقترح ويتني جونسون الحديث مع فريقك خلال الفترات المرهقة بطريقة صادقة ومتفائلة. نعم، عبء العمل كبير. ولا شك في أن المشاريع الكبيرة ذات المخاطر العالية مروِّعة. قل لفريقك: “نحن في هذا الوضع معاً، وأعلم أن بإمكاننا أن نحقق النتائج المطلوبة”.

كن مثالاً يُحتذى به

تشير سوزان ديفيد إلى أنه سيكون عليك أيضاً “التفكير في شأن [السلوكيات] التي تمثلها” أمام فريقك. “إذا كنت تنتقل من اجتماع إلى آخر دون أن يكون لديك وقت كافٍ لالتقاط أنفاسك خلال اليوم” فما الرسالة التي يوحي بها ذلك؟ كن مثالاً يُحتذى به من خلال جعل وقت الفراغ أولوية بالنسبة إليك. أظهِر لفريقك أنك لا تعمل دائماً بطاقتك الكاملة في المكتب. تضيف سوزان: “أعِد الطابع الإنساني إلى بيئة عملك”. وتتفق معها ويتني جونسون في ذلك. إذ تقول: “عندما يكون الموظفون لديك مجهدين بالكامل، فإن عليك تشجيعهم لأخذ استراحات منتظمة. هم يحتاجون وقتاً للراحة والانتعاش والابتعاد عن العمل”. ومن الضروري أيضاً وضع قيود على كمية العمل التي تصلهم في الليالي وأيام العطلات الأسبوعية. فمهما كان ما تفعله “لا ترسل إلى أي شخص من فريقك رسالة في منتصف الليل. تعتقد أن عليك إبلاغهم بأمر ما. ولكنك ترمي بقنبلة إلى راحة بال أولئك الموظفين”. وبدلاً من ذلك فهي تقترح استعمال تطبيق “بوميرانغ” (Boomerang) أو أي برنامج مشابه يسمح لك بجدولة رسائل البريد الإلكتروني.

ركِّز على السبب

تقول سوزان ديفيد: إن أحد أعراض (وأسباب) الاحتراق الوظيفي المرتبط بالعمل يكمن في “الانفصال بين قيم الشخص والعمل الذي يؤديه. فأنت تشعر بالتعب والإرهاق، ولكنك تواصل العمل”، وتنسى طاول الوقت ما جذبك إلى مهنتك ومؤسستك في المقام الأول. “وقد يكون لذلك تأثير ضار جداً”. بصفتك قائداً، لا بد لك من “إيجاد اتفاق مشترك حول السبب”، كأن تتساءل ما الذي يدفعنا لإنجاز المهمة؟ ويعتبر تحفيز فريقك إحدى المسؤوليات التي تقع على عاتقك بصفتك رئيساً لهذا الفريق. لذا احرص على تذكير أعضاء الفريق بالهدف وبسبب أهمية ذلك بالنسبة إلى المؤسسة وعملائكم. فعندما يتشارك الأشخاص في القيم وتكون بينهم علاقة وطيدة، يكونون أكثر ميلاً للشعور بإيجابية تجاه عملهم.

دافع عن فريقك

وإذا كنت أنت وفريقك تعانون من عبء عمل هائل، فقد يكون الوقت قد حان لتطلب من رئيسك مهلة مؤقتة. تقول جونسون: إنه يقع على عاتقك “الدفاع عن فريقك في إطار أهدافكم المؤسسية”. كما توصي بالحديث مع رئيسك حول تأثير الإجهاد في المعنويات والأداء. “قل إن فريقي ملتزم بالكامل بهذا المشروع، ولكننا نشعر بالتعب. وجميعنا نعرف قانون الغلة المتناقصة”. وعليك بالإشارة إلى عواقب الاحتراق الوظيفي، وصِف كيف أن اتخاذ خطوات عملية على هذا الصعيد هو من مصلحة رئيسك. “ستقع أخطاء وسيحدث بعض التأخير. وستكون هذه الأمور مكلفة”. وضِّح أنك قلق من خسارة الموظفين الذين لا يقدَّرون بثمن بالنسبة إلى المؤسسة. ثم اسأل “هل يمكن تأخير هذا الموعد النهائي؟ أو هل يمكن الاستغناء عن هذه المهمة؟” كما تقول سوزان ديفيد: إن عليك أيضاً أن تفكر في شأن ما تستطيع “إضافته إلى فريقك بحيث يساعدهم في تخطي ذلك الأمر”. وقد يكون من الممكن الاستغناء عن اجتماعات معينة أو تقصير مدتها. ذلك أنه “من المهم أن يبذل القادة قصارى جهدهم” من أجل موظفيهم.

كن مصدراً للتفاؤل

تقول جونسون: إن عليك أن تبذل جهوداً مضاعفة لتعزيز الإيجابية كلما زادت ضغوط العمل. ومن الصعب تنفيذ ذلك عندما تعاني من الإجهاد “ولكن عليك النظر إلى الأفضل”. “امنح الأشخاص ابتسامتك. وكن ودوداً”. واحرص على إبداء التقدير والاعتراف بالفضل والشكر الدائم للأشخاص تجاه جهودهم المبذولة. “قل: لاحظت أنك فعلت كذا. شكراً لك. أقدر لك ذلك”. اغرس فيهم شعوراً بالدعم المجتمعي والاجتماعي. واحتفل عندما يقطع فريقك شوطاً مهماً، أو عندما تنتهي مرحلة عصيبة في عملهم. احرص على تقدير إنجازاتك الشخصية وإنجازات الفريق.

تذكر هذه المبادئ من أجل تجنب حالات الإنهاك الشديد للموظفين

افعل

• شجِّع فريقك على أخذ استراحة منتظمة واستغلال الفرص المتاحة لتجديد الحيوية والنشاط.
• ادعم فريقك بكلمات ملهمة. رسالتك يجب أن تكون “نحن معاً في هذا الأمر”.
• ابذل قصارى جهدك من أجل الفريق. إذا كان عبء العمل كبيراً، اطلب من رئيسك تأخير الموعد النهائي أو إعادة توزيع المهمات.

لا تفعل

• أن تتجاهل صحتك وعافيتك. اعتن بنفسك جيداً وشارك استراتيجيات التقليل من الضغوط مع فريقك.
• أن تعتبر الاحتراق الوظيفي فشلاً شخصياً. اعترف علانية وفي قرارة نفسك بأن الموظفين يبذلون أفضل ما في وسعهم باستخدام الموارد المتاحة بين أيديهم.
• أن تقع في مستنقع السلبية. كن مصدراً للتفاؤل، وحاول تنمية الموقف الإيجابي في مختلف المستويات الوظيفية.

دراسة حالة رقم 1 حول حالات الإنهاك الشديد للموظفين: كن قدوة حسنة بالنسبة إلى فريقك، واحتفل بالإنجازات

قبل بضع سنوات، كان بيتر سينا، الرئيس التنفيذي والمدير الإبداعي لشركة “ديجيتال سيرجانز” (Digital Surgeons) المتخصصة في التسويق والتصميم، يمر بأوقات صعبة.

يقول: “كنا نتوسع بشكل سريع بكل الطرق الممكنة. ضاعفنا حجم فريقنا وحصلنا على عملاء جدد وأنشأنا مكاتب جديدة. كنا نعمل لساعات طويلة جداً. وكان فريق القيادة على وشك الإصابة باحتراق وظيفي”.

وكان التوتر واضح المعالم على مرؤوسيه المباشرين أيضاً. حيث يقول: “كنت أشعر بأن فريقي متعب. وكان أعضاء الفريق يشعرون بالقلق الشديد”.

ويُعد ارتكاب الموظفين للأخطاء إشارة أخرى مهمة على أن الفريق يوشك على الدخول في حالة احتراق وظيفي. “بدأوا يتساقطون.”

عرف بيتر أنه يحتاج إلى اتخاذ خطوات عملية. لذا بدأ بتحسين عاداته الشخصية. يقول: “أردت أن أمثل قدوة حسنة لفريقي. عندما تعاني من الضغوط، فإنك تشعر بالإرهاق وتعاني من قلة النوم ولا تأكل على نحو جيد”. كان لا بد من تغيير كل ذلك. بدأ بيتر بأداء المزيد من التمارين، وأخذ قيلولة منتظمة لاستعادة طاقته، إلى جانب ممارسة التأمل. وفي هذا الصدد يقول: “ساعدني ذلك في أن أصبح أكثر يقظة وحضوراً”.

وقد وجد أن جلسات التأمل مفيدة جيداً لدرجة أنه حرص على توفيرها للفريق. يقول: “أحضرنا أحد المختصين في التأمل لتعليم الموظفين كيفية أداء تمارين يقظة ذهنية مدة تتراوح بين 10 و15 دقيقة. وهذا يجعل الجميع يتوقفون عن العمل قليلاً في منتصف اليوم”.

وتأكد بيتر من عدم شعور فريقه بالضغط المستمر جراء الاتصال بالإنترنت. يقول بيتر: “نحن نستخدم “سلاك” (Slack) (تطبيق خاص بتواصل العاملين عبر غرف للدردشة)، وأشجع الموظفين على استخدام ميزة عدم الإزعاج مساءً. لقد ساعدنا هذا التطبيق كي نصبح أكثر فاعلية في طريقة استخدامنا للبريد الإلكتروني”.

وأخيراً، حث بيتر فريقه على أخذ فترات استراحة منتظمة عند الحاجة إلى ذلك. فمثلاً، أراد أحد الموظفين لديه أن يغادر مبكراً مرة كل أسبوع للالتحاق بأحد دروس اليوغا. ودعمه بيتر بالكامل. يقول بيتر: عندما يقع الموظفون تحت وطأة الضغوط، فمن المهم أن “تعطيهم مستوى من التحكم. فكلما أعطيت للموظفين حرية ومرونة أكبر في تشكيل مسارهم الخاص، زاد التزامهم بتحقيق أهداف [الشركة]”.

يشعر بيتر بالرضا تجاه الطريقة التي تعامل، ولا يزال يتعامل، من خلالها هو وفريقه مع الإجهاد والاحتراق الوظيفي. فيقول: “في هذا القطاع، من الشائع أن تعمل حتى ساعة متأخرة تتجاوز الثامنة مساءً، وأن تعمل في جميع أيام العطلات الأسبوعية. لكنني أردت أن أنشئ ثقافة شركة تكون أكثر راحة للموظفين”.

اجتازت شركة “ديجيتال سيرجانز” مؤخراً ثلاثة أشهر أخرى عصيبة ومرتفعة النمو. وللاحتفال بذلك، ستذهب إحدى الفرق التابعة له في رحلة للشركة للاستمتاع بلعبة حرب الليزر “ليزر تاغ” بعد ظهيرة يوم الجمعة. يقول بيتر: “الرسالة هي أننا عملنا بجد خلال الشهر الماضي. دعونا نأخذ استراحة قصيرة ونستمتع بها. هذه الأشياء الصغيرة تحدث فارقاً كبيراً”.

دراسة حالة رقم 2 حول حالات الإنهاك الشديد للموظفين: اعتنِ بنفسك وركِّز على الأهداف الأكبر للمؤسسة

تقول ماغدالينا موك، الرئيسة التنفيذية للاتحاد الدولي للكوتشنج (ICF)، وهو مؤسسة غير ربحية تعتبر بمثابة أكبر مؤسسات المدربين المؤهلين على مستوى العالم، إنها عندما تشعر بمؤشرات تدل على الاحتراق الوظيفي، تذكِّر نفسها بأن الموظفين لديها يراقبونها ويلاحظونها.

حيث تقول: “يتبع الفريق أوامر القائد. وهم يشعرون بطاقتي العصبية ويؤثر ذلك في قدرتهم على الإنجاز”.

كما تقول إنها تعلمت “تطوير الوعي الذاتي”؛ لذا فهي لا تظهر توترها وقلقها. وتؤكد أن “القادة هم نماذج يُحتذى بها”.

ومع ذلك تحدث هناك فترات ضغوط شديدة في العمل تجعل من ذلك الأمر صعباً. على سبيل المثال، يعقد الاتحاد الدولي للكوتشنج اجتماعاً سنوياً للقادة المتطوعين. ويتضمن ذلك الاجتماع، الذي انعقد في فانكوفر في العام الماضي، الكثير من عمليات التخطيط اللوجستي المعقدة.

تقول ماغدالينا: “يتطلب ذلك الاجتماع ساعات طويلة لأننا نعمل مع أشخاص من مختلف أنحاء العالم. لدينا اجتماع مع مجلس إدارتنا قبل يوم من موعد الاجتماع، وهو ما يزيد من كمية الضغوط الموجودة”.

وتضيف أن التوتر يسود على أفراد فريقها في الفترة التي تسبق المؤتمر.

وللتعامل مع ذلك، جعلت ماغدالينا من أداء نشاط جسدي كل يوم هدفاً من الأهداف. وقد ساعدها ذلك في التخلص من الضغوط. “تعمل التمارين على تصفية ذهني وتسمح لي بالتأمل لبعض الوقت”.

كما تأكدت من تركيز تقاريرها على الأهداف الشاملة للمؤسسة بدلاً من البنود المدرجة في قوائم المهمات الخاصة بها. حيث تقول: “كنا جميعاً نشعر بالارتباك لأننا أحسسنا بعظم المسؤولية. كنا نجمع قادتنا معاً في ذلك الاحتفال، وأردنا أن يكون احتفالاً جديراً بوقتهم”.

وتضيف ماغدالينا أنها ذكّرت فريقها بمهمة المؤسسة. وأرادت أن يشعر أعضاء فريقها “بأنهم جزء من شيء أكبر” من أنفسهم.

وذلك بقولها: “رؤيتنا هي أن التدريب جزء لا يتجزأ من المجتمع. علينا أن نتذكر ذلك عندما تكون الظروف صعبة. فهذا يجعل من العبء وساعات العمل الطويلة والإحباط في بعض الأحيان أموراً تستحق العناء”.

اقرأ أيضاً: كيف تصون فريقك من الإجهاد والقلق والإنهاك؟

وبمجرد انتهاء المؤتمر، أخذت ماغدالينا بعض الوقت للاحتفال بإنجازات فريقها. وقد حرصت على تقديم الشكر والتقدير والاعتراف بالجهود الكبيرة التي بذلها الفريق. قائلةً في حديثها عن حالات الإنهاك الشديد للموظفين في العمل: “استرخينا قليلاً، وأنجزنا مهمتنا على خير وجه، وقطعنا شوطاً كبيراً”. [كلمات الشكر]، وحينها كانت أجواء الاحتفال حاضرة.

اقرأ أيضاً: رفع كفاءة الموظفين